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考核分公司财务部的KPI

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某咨询行业的集团下控股了二十多个分公司,每个分公司下面的人员不多,也就十二人至三十之间,从人力成本考虑,各分公司的财务部只有二个人,一个出纳与会计,集团及下属的所有人员都需要参加KPI管理,KPI的分值决定了员工当月的奖金金额,因人员工作都是在异地,采用的是分公司的总经理与集团总监同时对分公司的财务人员进行双重考核的管理方式,KPI中关与财务工作的分值占60%,团队协助与服务方面的分值占40%,财务工作的评分由集团总监评分,团队协助与服务方面的评分由分所经理与集团总监评分,但这一部分中经理的评分权重占70%,集团总监的评分权重占30%,经过一段时间执行,我感觉到财务人员对分公司经理的监管力度降低,我认为是KPI评分造成一部分的因素,大家认为这种KPI考核方式,是否会造成财务人员害怕分公司经理对自己评分不高,而广放松对分公司的监督职责?老师您若是这个集团的财务总监,应该去考核分公司财务部的KPI?KPI的指标如何制定?

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从你介绍的评分权重来看,我感觉你的担忧有点过了,因为即使分公司财务人员会为了取悦分公司总经理而降低监管力度,那其实这部分分值权重并不高,只有28%(40%团队协助 x 70%分公司经理评分),对他们的总分值影响并不重大,毕竟他们的绩效和报酬奖励是和总分挂钩的。

 

但这不是问题的关键,问题关键在于你们集团财务总监如何定位分公司财务人员与分公司业务职能的关系,在“控制”和“服务”中总得求一个平衡,其实在绩效评分的权重上就可以体现这样的平衡。我相信你这里说的“监管”是指把控分公司在公司制度和外部税务方面的合规程度,这就是财务对业务部门履行“控制”的角色,而财务对业务部门的“服务”的角色有两层面的涵义,一是指响应业务需求的效率和质量,比如开发票、收付款的及时性和准确率;二是指支持业务经营过程中需要的计划、分析,以及对分公司经营绩效的评价和建议,比如预算、订单的盈利预测、核价等等,这就相当于管理会计了。其实,财务容易对业务妥协而放松监管的现象反而更容易出现在业务分析和决策支持方面,比如会为了取悦分公司经理而在做分公司预算、订单核价等方面放水分进去,不过从你的描述来看,你们公司应该不存在这种情况,因为分公司只有十几个人,财务只有出纳和会计,那么应该不存在业务支持的管理会计职能,“服务”仅指响应业务需求的效率和质量。那么我认为在效率和质量上满足分公司的要求与对其合规性的监管并不冲突——你业务让我付款和开票,我财务按时按质完成是在你合规的前提下才有的谈,如果你的要求和单据都不合规,那根本谈不上财务是否处理得快又准。按这种逻辑,你们完全可以把合规性的控制力度放到60%与财务工作相关的评分里去,也就是说“监管力度”不应由分公司经理来评分,而应由财务专业线来评分,而分公司经理能对“团队合作与服务”项评分的范围只能是满足合规要求时财务人员处理的效率和质量。

 

所以这就要求你们集团财务总监能牵头发起精细化分公司财务服务的流程,不仅把合规情形下财务响应需求处理的时限和质量标准明确下来(比如接到发票后24小时内处理),而且还要把常出现的分公司业务经营不合规的情形总结出来,在流程中增加几个环节:财务拒绝处理、业务重新提交、财务确认合规后再处理,而且在流程中要明确这几个环节要求响应和提交的时限,这样也让业务人员清楚哪些情形是财务不能提供服务的,省了很多双方之间的争论,财务既然是在既定“规矩”框架下提供服务,那就得把这些规矩描述得尽可能具体和可操作。所以我猜想,你们分公司经理如果对财务人员的服务不满,有可能是因为财务没把这些规矩跟他们摆清楚,而这个职责应该由集团财务统一来做,不应该交给分公司财务人员去自行执行判断,因为他们的能力和专业水平要么有限要么参差不齐。

 

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